Zur Verwaltung anstehender und zu erledigender Aufgaben genügt schon ein einfaches Blatt Papier und ein Bleistift. Es kann aber auch ein digitaler Aufgabenplaner verwendet werden. Der bietet viele praktische Zusatzfunktionen und Automatismen.
Wir benötigen sie vor allem dann, wenn wichtige Ereignisse bevorstehen: Eine Geburtstagsfeier, Weihnachten oder ein anderes Ereignis zu dem alles mögliche geplant werden muss. So ist eben das Leben, es lässt sich nicht immer planen, aber wer einen Plan hat, ist im Vorteil. Wie reagieren wir auf Unvorhergesehenes? Etwas, das plötzlich alle schön gefügten Pläne auf den Kopf zu stellen droht? Im Vorteil sind die Menschen, die in so einer Situation flexibel sind und zu improvisieren verstehen – aber den Plan dabei trotzdem nicht vergessen. Wie es schon Epiktet sagte: Wenn du auf einer Schriffsreise bist und das Schiff in einem Hafen einen Zwischenhalt macht, dann geh ruhig von Bord und sieh dich etwas um, vielleicht findest Du am Strand eine schöne Muschel. Aber, vergiss nicht rechtzeitig wieder zurück auf das Schiff zu gehen. Denn die Reise geht weiter.
Durchstreichen macht Spass!
Doch nun zum Thema. Gemeint sind natürlich die Merkzettel oder «Todo» Listen, wie wir sie auch gerne nennen. Auf sie notieren wir alles, was wir vor dem geplanten Ereignis noch zu tun haben. Oder auch im ganz normalen Alltag! Geeignet ist dazu ein einfaches Blatt Papier. Oder – besser – ein Notizbuch. Denn Notizblätter haben die unangenehme Eigenschaft, im alles entscheidenden Moment zu verschwinden! Einkäufe machen, etwas abholen, Briefe schreiben, usw. All das wird aufnotiert und, sobald erledigt, durchgestrichen. Gerade das Durchstreichen vermittelt ein gutes Gefühl – schon wieder ist etwas erledigt!
An dieser Stelle muss auch ein wichtiger Aspekt der Aufgabenliste erwähnt werden: Sie funktioniert nur dann, wenn wir diszipliniert damit umgehen. Es muss alles eingetragen werden, was zu zu tun ist, sonst nützt die Liste nichts! Dasselbe gilt übrigens auch für die Agenda.
Notieren, teilen, terminieren
Wer es gerne digital hat, kann auch eines der zahlreichen Programme (auch Apps «Apps») verwenden, die sich dazu sehr gut eignen. Die meisten sind sogar kostenlos nutzbar und bieten zahlreiche Zusatzfunktionen. So können Einträge auf der Liste mit Notizen ergänzt oder auf einen bestimmten Zeitpunkt terminiert werden. Oder sie lassen sich mit anderen Personen teilen. Willkommen in der Welt der sozialen Netze.
Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter für Aufgabenplaner. In bezug auf den Funktionsumfang sind sie sich sehr ähnlich, nur bei der Präsentation der Daten und bei der Bedienung gibt es teils gravierende Unterschiede. Einige bieten Ihre App für verschiedene Betriebssysteme (Android, iOS, browserbasiert) und manche sehen die Todo-App lediglich als Teil eines umfangreichen Planungssystems. Für mich war es von Anfang wichtig, dass das Programm einen möglichst einfachen und intuitiven Aufbau hat und sehr leicht bedient werden kann. Denn wenn es kompliziert und langsam ist, hat man irgendwann den «Verleider» und verlässt sich lieber wieder auf das Notizbuch. Ferner war es mir wichtig, dass ich den Planer auf dem Smartphone und auf dem PC in gleicher Weise nutzen kann. Ich habe mich deshalb für Any.Do entschieden. Dieser Aufgabenplaner besticht durch sein übersichtliches Konzept, bei dem stets die Information im Vordergrund steht. Ausserdem können mit Any.Do Aufgaben strukturiert und in verschiedenen Listen abgelegt werden, schon nach wenigen Wochen erkennt man, wie wichtig dies ist!
Any.Do im Webbrowser
Spartanisches Layout
Any.Do gibt es für Android, iOS und als Webbrowser Anwendung resp. Erweiterung. Das gut daran ist, dass Any.Do immer das gleiche, typische Aussehen hat, das Layout ist spartanisch gehalten, neben den Aufgabenlisten werden stets nur die wichtigsten Bedienelemente angezeigt. Damit wird das angenehme Gefühl vermittelt, dass es zwischen Mensch und Information gar kein Programm gibt!
Listen schaffen Ordnung
Damit es losgehen kann, muss zuerst ein Any.Do Konto erstellt werden, alternativ kann auch mit einem Google oder Facebook Konto eingeloggt werden. Anschliessend zeigt Any.Do sofort eine Übersicht der Listen an: Geschäftlich, Privat, Einkaufen, Bücher die ich lesen möchte, usw. Wer will, kann nun als erstes neue Listen erstellen oder diejenigen löschen, die ihm nicht zusagen. Ich habe für mich einige Projektlisten erstellt und einen «Sandkasten», in dem ich Any.Do ausprobieren kann! Das Eintragen von Aufgaben geht mit Any.Do sehr einfach: Zuerst eine Liste auswählen, dann das Plus-Symbol klicken, den Text eingeben – fertig. In vielen Fällen kann die Listenwahl auch entfallen. Any.Do speichert die Aufgaben nun in einer zentralen Datenbank, womit sie auf allen Geräten, auf denen man sich mit demselben Konto anmeldet, angezeigt wird. Eine prima Sache!
Das wichtigste zuerst
Wars das schon? Nein, denn nun kann man sich Gedanken über die Priorität machen: Any.Do hat dazu ein sehr simples, aber wirkungsvolles Konzept entwickelt. Jede Aufgabe kann für Heute, Morgen, Später (in zwei bis drei Tagen) oder Irgendwann terminiert werden. Any.Do zeigt dann jeweils am Morgen eine freundliche Erinnerung mit den Aufgaben des laufenden Tages an. Wer es genauer haben will, kann eine Aufgabe minutengenau festsetzen, für den der berühmten Blumenstrauss beispielsweise, der zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeholt werden will. Mit Any.Do kann dass Datum und die Zeit einer Aufgabe bestimmt werden, worauf das Programm rechtzeitig daran erinnert, das Abholen ja nicht zu vergessen!
Erinnerung im Supermarkt
Any.Do bietet bezüglich der Erinnerungen auch eine standortbezogene Option auf dem Handy, was sich gerade beim Einkaufen als sehr praktisch erweist: Ein zu beschaffender Artikel wird mit der Adresse des Supermarktes versehen, wo er zu haben ist. Sobald man dort ankommt, zeigt Any.Do abermals eine Erinnerung: Schnürsenkel nicht vergessen! Wie funktioniert das? Ganz einfach, Any.Do kann den aktuellen Standort ermitteln, wenn die GPS Antenne des Handy aktiv ist und mit Hilfe des Google Kartendienstes auch die Adresse dieses Standortes abfragen. Ist es eine COOP Filiale? Gut, dann los.
Workflow für kleine Gruppen
Was kann Any.Do noch? Eine wichtige Funktion, wie ich meine, sind die Notizen, die zu jeder Aufgabe eingetragen werden können. Gerade bei Aufgaben, die länger dauern, ist dies sinnvoll. So habe ich, als ich mein Chromebook zur Reparatur einsandte, alle Infos wie die Seriennummer oder die Ticket ID in einer Aufgabe «Reparatur» notiert. So kann ich mit Any.Do jederzeit und bequem den Status der Reparatur abfragen.
Weiter offeriert Any.Do einfache Workflow-Funktionen und unterstützt damit Projekt- und Teamarbeit. Aufgaben können mit anderen Benutzern geteilt werden, so dass auch diese Zugriff haben. Sie können Notizen einsehen und haben die Möglichkeit, einer Aufgabe Dokumente jeder Art anzuhängen. Damit können sehr einfach und schnell Dokumente innerhalb einer Arbeitsgruppe geteilt werden.
Vergesse ich nun nichts mehr? Nein, denn dafür gibt es nie eine Garantie, auch nicht mit Any.Do. Aber Any.Do erleichtert das Verwalten und organisieren der anstehenden Aufgaben auf eine sehr praktische und angenehme Weise. Denn wenn ich mein Gedächtnis nicht mit dem Merken von von anstehenden Aufgaben belasten muss, bich ich freier für anderes. Das ist ein sehr wichtiger Aspekt des Zeitplaners.
